Atlassian Rovo im Mittelstand: Wie gen. KI Wissen findet, Arbeit koordiniert und Entscheidungen beschleunigt
- Oliver Groht
- vor 9 Minuten
- 5 Min. Lesezeit
Viele mittelständische Unternehmen haben heute nicht zu wenig Informationen, sondern zu wenig Überblick.
Wissen steckt in Projekträumen, Tickets, Dokumenten, Chats und E-Mails. Entscheidungen dauern länger, weil Rückfragen, Abstimmungen und Suchen Zeit fressen.
Atlassian Rovo setzt genau hier an: als KI-gestützte Assistenz im Atlassian-Umfeld, um Wissen schneller zu finden, Inhalte zu verdichten und Teams im Arbeitsalltag zu entlasten.
Für Eigentümer:innen, Geschäftsführung und Bereichsleitungen zählt dabei nicht „mehr Technologie“, sondern messbarer Nutzen: weniger Suchzeit, weniger Reibung an Schnittstellen, schnellere und besser abgesicherte Entscheidungen.
Was Atlassian Rovo ist – und was nicht
Rovo ist eine KI-Funktion im Atlassian-Ökosystem. Mitarbeitende können in natürlicher Sprache Fragen stellen und erhalten verdichtete Antworten mit Verweisen auf relevante Inhalte.
Typische Aufgaben, bei denen Rovo unterstützt:
Informationen über mehrere Quellen hinweg auffinden
Inhalte zusammenfassen (z. B. Projektstand, Ticketverlauf, Entscheidungsdokument)
erste Entwürfe strukturieren (z. B. Übergaben, Status-Updates, To-do-Listen)
Wichtig für die Erwartungssteuerung:
Rovo ersetzt keine Prozesse.
Rovo ersetzt keine Verantwortung.
Rovo macht schlechte Daten nicht gut – es macht sie nur schneller sichtbar.
Der Nutzen entsteht, wenn Inhalte gepflegt sind, Zuständigkeiten klar sind und Teams wissen, wo was hingehört.
Wo der geschäftliche Nutzen entsteht
In der Praxis lassen sich die Effekte für mittelständische Organisationen meist in drei Nutzenfelder einteilen.
1) Schnellere Orientierung
weniger Suchzeit nach „dem richtigen Dokument“
weniger Rückfragen („Wer weiß das?“)
schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
2) Bessere Ausführung
klarere Aufgaben und nächste Schritte
weniger Übergabefehler zwischen Teams
konsistentere Dokumentation bei wiederkehrenden Abläufen
3) Höhere Steuerbarkeit
bessere Transparenz über Status, Abhängigkeiten und Risiken
schnellere Vorbereitung von Steuerungsrunden
weniger Überraschungen durch fehlende Informationen
Besonders hoch ist der Hebel, wenn Ihre Organisation projektgetrieben arbeitet, mehrere Teams koordinieren muss oder viele Abstimmungen wiederkehren (z. B. Produktentwicklung, IT/Operations, Kundenprojekte, Transformation).
Typische Mittelstandsprobleme – und wie Rovo konkret hilft Wissen ist vorhanden, aber nicht auffindbar
Oft liegt Wissen verteilt in Confluence-Seiten, Jira-Tickets, E-Mails oder Dateien. Mitarbeitende investieren Zeit in Suche oder fragen Kolleg:innen, statt verlässlich auf eine Quelle zuzugreifen.
Wie Rovo hilft:
beantwortet Fragen anhand vorhandener Inhalte
führt zu den relevanten Stellen (statt nur „Trefferlisten“ zu liefern)
reduziert Doppelarbeit, weil Vorhandenes schneller gefunden wird
Pragmatischer Start:
Definieren Sie 3–5 „geschäftskritische Wissensdomänen“ (z. B. Projektstatus, Betriebsdoku, Kundenanforderungen, Richtlinien).
Starten Sie dort – statt sofort alles zu öffnen.
Status-Reporting kostet Zeit und bleibt trotzdem unzuverlässig
Viele Berichte entstehen manuell, verspätet oder abhängig von einzelnen Personen. Das führt zu Nachfragen und kostet Führungskräften wie Teams Zeit.
Wie Rovo hilft:
verdichtet Informationen aus Tickets und Seiten zu einem Statusbild
liefert einheitliche Zusammenfassungen für wiederkehrende Fragen
macht Lücken sichtbar (z. B. fehlende Risiken, unklare Verantwortliche)
Voraussetzung:
Jira-Felder und Pflegegrad müssen zu Ihrem Steuerungsbedarf passen.
Ein bewährtes Mindestset in Jira (je nach Kontext):
Verantwortliche Person
Status / nächste Meilensteine
Zieltermin
Risiken / Blocker
Übergaben zwischen Teams sind fehleranfällig
An Schnittstellen entstehen Reibungsverluste: Vertrieb zu Projekt, Projekt zu Betrieb, Produkt zu Support. Häufig fehlen bei Übergaben Kontext, Entscheidungen oder „warum“ etwas so gelöst wurde.
Wie Rovo hilft:
erstellt strukturierte Übergabe-Zusammenfassungen aus vorhandenen Informationen
unterstützt beim Ableiten von Checklisten („Was muss noch geklärt werden?“)
reduziert das Risiko, dass wichtige Punkte übersehen werden
Wichtig: Das ersetzt nicht die Verantwortung – es senkt die Wahrscheinlichkeit von Lücken.
Pragmatischer Start:
Definieren Sie pro Schnittstelle ein Mindestset an Informationen (z. B. Definition of Ready/Done).
Verankern Sie es in Workflows und Vorlagen.
Datenflüsse und Governance: die drei Entscheider-Fragen
KI-Nutzen entsteht nicht in einer Demo, sondern in Ihren Datenflüssen und Regeln.
1) Was ist die „Quelle der Wahrheit“?
Wenn dieselbe Information an mehreren Orten gepflegt wird, entstehen widersprüchliche Antworten.
Bewährte Aufteilung:
Jira: Aufgaben, Status, Verantwortlichkeiten, operative Steuerung
Confluence: Entscheidungen, Konzepte, Richtlinien, Wissensartikel
2) Welche Überschneidungen sind gewollt?
Überschneidungen sind nicht grundsätzlich schlecht. Eine Entscheidung kann in Confluence dokumentiert sein und in Jira als Ticket verlinkt werden.
Entscheidend ist:
eindeutige Beziehungen (Verlinkung statt Doppelpflege)
klare Regeln, wo aktualisiert wird
3) Welche Inhalte dürfen verarbeitet werden?
Im DACH-Mittelstand sind Datenschutz, Vertraulichkeit und Mitbestimmung oft erfolgskritisch.
Das ist weniger eine Technikfrage als eine Führungsaufgabe:
Rollen und Berechtigungen
Freigaben für sensible Bereiche
klare Regeln, welche Inhalte in welchen Räumen abgelegt werden
Leitgedanke:
Je klarer Ihre Informationsarchitektur, desto höher der Nutzen von Rovo. Je unklarer Zuständigkeiten und Ablageorte, desto größer das Risiko von Fehlinterpretationen.
Stärken und Schwächen: realistisch planen Stärken
Geschwindigkeit: weniger Suchen, weniger Abstimmen
konsistente Verdichtung: einheitliche Zusammenfassungen statt „Interpretationen“
Entlastung bei Routine: Strukturieren, zusammenfassen, erste Entwürfe
Schwächen (die Sie aktiv managen müssen)
Datenqualität: ungepflegte Tickets und veraltete Seiten liefern schlechte Ergebnisse
Kontext-Risiko: KI kann Inhalte falsch gewichten oder Wichtiges übersehen
Akzeptanz: wenn Teams weiterhin „im Chat“ statt in den vorgesehenen Systemen arbeiten, bleibt der Nutzen begrenzt
Konsequenz für Führungskräfte:
Rovo ist ein Hebel, aber kein Wundermittel. Der größte Effekt entsteht, wenn Sie parallel Datenpflege, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen verbessern.
Zwei Praxisbilder aus dem Mittelstand Praxisbild 1: Projektgeschäft mit vielen Parallelprojekten
Ausgangslage:
mehrere Kundenprojekte parallel
Jira wird genutzt, aber nicht konsequent
Confluence ist vorhanden, aber ohne klare Struktur
wöchentliches Reporting kostet Zeit und erzeugt Nachfragen
Ansatz mit Rovo:
verbindliche Jira-Felder für Status, Risiko, nächste Meilensteine
Confluence-Vorlagen für Projektübersicht und Entscheidungen
klare Verlinkung zwischen Seite und Tickets
Rovo für Zusammenfassungen: „Top-Risiken, offene Entscheidungen, nächste Termine“
Typischer Effekt:
weniger Zeit für Statussammlung
mehr Zeit für Entscheidungen
bessere Nachvollziehbarkeit, weil die Datenbasis transparent ist
Praxisbild 2: Betrieb/Service mit hoher Ticketlast
Ausgangslage:
viele wiederkehrende Anfragen
Wissen ist dokumentiert, wird aber im Alltag nicht gefunden
lange Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Ansatz mit Rovo:
kurze, gepflegte Wissensartikel in Confluence (standardisiert)
Jira Service Management als zentrale Ticketquelle
Rovo unterstützt beim Auffinden passender Artikel, beim Zusammenfassen von Ticketverläufen und beim Formulieren erster Antwortentwürfe
Typischer Effekt:
kürzere Bearbeitungszeiten bei Standardfällen
bessere Dokumentationsdisziplin
schnellere Einarbeitung
So führen Sie Rovo pragmatisch ein (ohne „KI-Spielerei“)
Ein schlankes Vorgehen in vier Schritten hat sich bewährt.
1) Zielbild definieren
Welche 2–3 Entscheidungen oder Abläufe sollen schneller und verlässlicher werden?
Welche Kennzahlen zählen? (z. B. Suchzeit, Durchlaufzeit, Anzahl Rückfragen, Einarbeitungsdauer)
2) Datenquellen und Verantwortlichkeiten klären
Jira als operative Quelle, Confluence als Wissens- und Entscheidungsraum
Owner pro Wissensbereich benennen (fachlich, nicht „die IT“)
3) Pilot mit klarer Domäne
Start mit einem Bereich (z. B. Projektstatus oder Service-Wissen)
Regeln festlegen:
Was darf direkt übernommen werden?
Was muss geprüft werden?
Wer gibt Inhalte frei?
4) Skalieren und Standards festziehen
Vorlagen, Benennungen, Pflichtfelder
Rollen- und Berechtigungskonzept
regelmäßige Pflege-Routinen (kurz, aber verbindlich)
Fazit: Rovo entfaltet Wirkung an Ihren Schnittstellen
Atlassian Rovo kann im Mittelstand dort den größten Nutzen liefern, wo Informationen heute zwischen Teams, Tools und Verantwortlichkeiten verloren gehen.
Wenn Sie klare „Quellen der Wahrheit“ definieren, Schnittstellen sauber gestalten und ein Mindestmaß an Datenqualität sichern, wird Rovo zu einem realistischen Produktivitätshebel:
schnelleres Auffinden von Wissen
bessere Übergaben
verlässlichere Status-Transparenz
schnellere Entscheidungen auf nachvollziehbarer Basis
So wird gen. KI nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug, das Ihre bestehende Arbeit besser nutzbar macht.
Über die Arkcanis Consulting
Die Arkcanis Consulting GmbH ist die spezialisierte Beratungseinheit der Arkcanis Gruppe. Wir entwickeln skalierbare Prozess- und Datenarchitekturen für Airlines, AOCs, Operator und technologiegetriebene Unternehmen – mit einem klaren Fokus auf Aviation Engineering, Leon-Integrationen, Atlassian-Architekturen, ETL-Pipelines und Echtzeit-Dashboards.
Als Gründer der catworkx GmbH, einem der größten Atlassian-Partner im DACH-Raum, verfügt Oliver Groht über mehr als 25 Jahre Erfahrung in Jira- & Confluence-Architekturen, Prozessberatung und organisationsweiter Skalierung. Er verbindet diese Expertise heute mit tiefem technischem Know-how in Leon GraphQL, Data Engineering, Grafana und Flight Ops-Workflows.
Das Ergebnis: messbare, transparente und belastbare Strukturen, die operative Exzellenz ermöglichen und strategische Entscheidungen auf Management- und C-Level stärken.
