Anfragen in Jira übernehmen
Angaben aus Webformularen werden automatisch als Jira-Vorgänge übernommen. Die Zuordnung zu den benötigten Feldern wird festgelegt; die Dublettenvermeidung reduziert mehrfach angelegte Vorgänge.
Solutions
Jira-Prozesse automatisieren. Informationen nutzbar machen.
Wenn Anfragen, ergänzende Informationen und Dokumentation getrennt bearbeitet werden, entstehen manuelle Übergaben. Daten werden erneut eingegeben, unterschiedlich zugeordnet oder erst spät für den nächsten Schritt verfügbar.
Die Arkcanis Automation Engine for Jira verbindet solche Arbeitsschritte mit Ihren Jira-Prozessen. Für Ihren Anwendungsfall legen wir fest, welche Daten übernommen, welche Regeln angewendet und welche Ergebnisse bereitgestellt werden.
Wo manuelle Übergaben Zeit kosten
Ein Webformular allein schafft noch keinen geregelten Vertriebsprozess. Die Angaben müssen in Jira ankommen, den passenden Feldern zugeordnet und für die weitere Bearbeitung nutzbar werden.
Wiederkehrende Aufgaben sind dabei:
- Neue Anfragen als Vorgänge anlegen
- Angaben auf Jira-Felder verteilen
- Doppelte Vorgänge vermeiden
- Die Qualifizierung anstoßen
- Informationen für nachfolgende Arbeitsschritte bereitstellen
Die Engine führt diese Schritte nach den vereinbarten Regeln aus.
Funktionen im Überblick
Qualifizierung anstoßen
Definierte Auslöser starten die Qualifizierung. Regeln bewerten Vollständigkeit, Dubletten und Reife; was durchfällt, bleibt sichtbar statt zu verschwinden, und Zweifelsfälle legt die Engine Ihrem Team vor.
Informationen mit KI ergänzen
Die Engine kann Informationen aus mehreren Quellen mit KI-Unterstützung ergänzen. Leitplanken legen fest, welche Quellen abgefragt werden und welche Ergebnisse ohne Prüfung übernommen werden dürfen — alles andere geht zur Bestätigung an Ihr Team, statt still im Vorgang zu landen.
Dokumentation aus Jira erstellen
Aus Jira-Daten wird statische Dokumentation erzeugt und in Confluence bereitgestellt. Ein möglicher Anwendungsfall ist ein Managementsystem-Handbuch. Die fachliche Prüfung und Pflege der Inhalte bleibt Teil Ihres Prozesses.
Mehrwert für unterschiedliche Verantwortlichkeiten
Vertrieb und operative Teams
Anfragen gelangen strukturiert in Jira. Wiederkehrende Übertragungen werden automatisiert, damit sich Ihr Team auf die fachliche Bearbeitung konzentrieren kann.
Prozessverantwortliche
Feldzuordnung, Auslöser und Dokumentation folgen festgelegten Regeln. Dadurch wird klarer, wie Informationen zwischen den Arbeitsschritten weitergegeben werden.
Betreiber
Mehrere Bereiche oder Gesellschaften lassen sich getrennt führen — eigene Konfiguration, eigene Zugänge, eigene Daten. Nach außen tritt die Engine unter Ihrem Namen auf, nicht unter unserem.
Reifegrad und Diskretion
Die Engine wird als Produkt gepflegt und weiterentwickelt, nicht als einmalige Anpassung.
- Mehrere Bereiche oder Gesellschaften getrennt verwaltbar
- Zugangsdaten zu angebundenen Diensten verschlüsselt abgelegt
- Protokollausgaben werden auf Geheimnisse gefiltert
- Festgelegte Regeln für den Umgang mit Fehlern angebundener Schnittstellen
Namen unserer Kunden nennen wir nicht, solange uns dafür keine Freigabe vorliegt. Das halten wir bei jedem Kunden so — auch bei Ihnen. Den Ablauf gehen wir gern im Gespräch mit Ihnen durch.
Die genannten technischen Maßnahmen sind Teil der Umsetzung; die Anforderungen Ihres Betriebs werden zusätzlich für den konkreten Einsatz geprüft.
Einführung und Leistungsumfang
Die Engine arbeitet mit Jira Cloud; für Jira Data Center ist sie nicht ausgelegt. Zu Beginn betrachten wir Ihre Jira- und gegebenenfalls Confluence-Umgebung, die beteiligten Datenquellen und den gewünschten Ablauf. Daraus ergeben sich die erforderlichen Anbindungen, Feldzuordnungen und Verarbeitungsregeln.
Auch der Einsatz von KI wird konkret abgegrenzt: Welche Informationen dürfen verarbeitet werden, welche Ergebnisse benötigen eine fachliche Prüfung und welche Dienste dürfen beteiligt sein?
Einrichtung, Anpassungen und laufende Leistungen werden im Angebot ausgewiesen. Der Umfang richtet sich nach Ihrem Prozess und der vereinbarten Betriebsform.
Zielkundenrecherche anbinden
Wenn neue Unternehmensadressen zunächst recherchiert und geprüft werden müssen, kann der Arkcanis Zielkunden-Scout den vorgelagerten Arbeitsschritt übernehmen.
Der Scout unterstützt die Recherche und Bearbeitung der Einträge. Qualifizierte Adressen werden anschließend an den Vertriebsprozess mit der Automation Engine übergeben.
Sprechen wir über Ihr Vorhaben.
Schreiben Sie uns kurz, worum es geht – wir melden uns bei Ihnen.